Veel mensen die voor zichzelf gaan beginnen doen dit in de juridische rechtsvorm van de eenmanszaak. Een administratie eenmanszaak is dan noodzakelijk. Waar moet je op letten bij een administratie eenmanszaak. Dit gaan we hier uitleggen.
Dit zijn de 10 tips voor de administratie eenmanszaak:
- Onderscheid tussen privé en zakelijk
- Hou je administratie bij
- Werk je administratie op een vast moment bij
- Maak een aparte mailbox voor je administratie
- Vraag om digitale facturen
- Stuur gelijk je verkoopfacturen
- Doe aan debiteurenbeheer
- Automatiseer je administratie
- Verwerk je autokosten
- Stuur je bedrijf op basis van cijfers
De eerste keuze die je moet maken is, ga je zelf de administratie doen of besteed je deze uit. Voor beide is wat te zeggen.
Voordelen van zelf de administratie doen zijn:
- Je boekt zelf. Zo weet je wat er in je administratie staat
- Het is voordeliger
Voordelen voor het laten doen van je administratie zijn:
- Je bespaart tijd. Een administratie voeren kan veel tijd kosten
- Je weet dat je administratie deskundig is geregeld
- Je krijgt advies
Het is ook mogelijk een gedeelte van je administratie eenmanszaak uit te besteden. Zo houd je de kosten laag, maar je maakt wel gebruik van de kennis van de professional. Dit is geschikt voor ondernemers met een eenvoudige administratie. Kijk hier voor de mogelijkheden.
Heb je weinig kennis van boekhouden? Een complexe administratie eenmanszaak? Of beide? Laat dit dan over aan de professional. Hier hebben we complete pakketten voor.
Wil je alvast beginnen? Lees de onderstaande tips.
Administratie Eenmanszaak 10 tips
Voor de meeste mensen is de administratie niet de grootste hobby. Vaak wordt dit tot het laatste moment uitgesteld. Dat is jammer. Hierdoor heb je geen duidelijk overzicht in je financiële situatie en mis je kansen. Hier vind je 10 tips om je administratie makkelijker te maken en een beter inzicht te krijgen in je financiën. De tips zijn gericht op de administratie eenmanszaak. Deze tips zullen je zeker tijd besparen.
Onderscheid privé en zakelijk
De basis van goede financiën is orde. Hou daarom goed bij of iets een privé uitgave is of iets zakelijks. Hou goed bij waar je je geld aan uitgeeft. Dit helpt je bij het bepalen van je resultaat en bij het verwerken van je administratie eenmanszaak.
Als je weet wat je zakelijke kosten zijn, kun je bijvoorbeeld makkelijker bepalen welke btw je kunt terugvorderen. Het scheelt je ook veel uitzoekwerk als je je administratie gaat bijwerken.
Administratie eenmanszaak zakelijk bijhouden
Hoe hou je zakelijk en privé uit elkaar? Hier zijn een paar tips.
Een eerste stap is neem een zakelijke bankrekening. Met deze rekening ontvang je de betalingen van je klanten en betaal je de kosten van je bedrijf. Voor je zelf betaal je iedere maand een soort van ‘salaris’. Dit boek je naar je privé rekening en hier betaal je privé uitgaven van.
Belangrijk om te weten is dat veel banken het niet accepteren dat zakelijke betalingen via een privé rekening loopt. Wanneer een bank dit merkt, kun je gedwongen worden deze betalingen niet via je privé rekening te doen.
Let er bij het betalen van je rekeningen op of dit voor je privé of dat dit zakelijk is. Het komt vaak bij ondernemers voor dat dit door elkaar heen loopt. Het gevolg is dat je lastig kunt zien wat voor soort uitgave het is. Doe dit ook als je gebruik maakt van een administratiekantoor. Als voor het kantoor niet duidelijk is wat voor uitgaaf het is, loop je het risico dat dit verkeerd wordt geboekt.
Administratie eenmanszaak privé bijhouden
Hou ook bij wat je privé uitgaven zijn. Dit geeft inzicht in je financiële situatie. Door dit inzicht zie je sneller de mogelijkheden om te besparen op bepaalde uitgaven. Denk bijvoorbeeld aan verzekeringen, energie en abonnementen. Veel mensen kunnen hier vaak veel geld op besparen.
Hou je administratie bij
Een administratie eenmanszaak houdt je natuurlijk bij. Niet alleen omdat dit verplicht is, maar omdat je wilt weten hoe het gaat met je bedrijf. Hoe weet je welke klanten nog moeten betalen? Welke leveranciers moeten nog betaald worden? Deze informatie haal je uit je administratie. Wanneer je dit niet goed bijhoud dan loop je zeker geld mis.
Het belangrijkste doel van een financiële administratie is het krijgen van inzicht in je financiële situatie. Je wilt natuurlijk weten of je geld verdiend en met welke producten. Deze informatie haal je uit je administratie.
Vast moment voor je administratie
Het bijhouden van de administratie vraagt om discipline. Wanneer je nog veel moet doen, wordt het alleen maar lastiger om je er toe te zetten. De stapels groeien snel. Zeker als je het druk hebt. Als je eenmaal een achterstand hebt, wordt het steeds lastiger om die in te lopen. Je loopt steeds verder achter de feiten aan.
Werk daarom op een vast moment in de week je administratie bij. Hiermee voorkom je achterstand. Maak standaard een keer per week een dagdeel vrij om je administratie bij te werken. Plan op dit tijdstip geen andere afspraken. Ga direct aan de slag met je administratie eenmanszaak.
Hieronder een aantal tips om je administratie eenmanszaak makkelijker te maken. Met het juiste gereedschap doe je dit sneller en efficiënter.
Maak een aparte mailbox voor je administratie
Laat je inkoopfacturen naar een aparte mailbox sturen. Zo hou je duidelijk overzicht. De facturen komen niet tussen andere mails terecht. Zo zie je niets over het hoofd.
Als je wekelijks je administratie eenmanszaak bijwerkt, controleer je de factuur. Wanneer de factuur klopt, stuur je het door naar je boekhoudpakket. Wanneer je de factuur hebt verwerkt, archiveer je hem in je mailbox. Zo weet je dat je hem hebt verwerkt.
Maak je gebruik van diensten van een administratiekantoor? Dan is het ook verstandig om een aparte mailbox voor je administratie eenmanszaak te gebruiken. Wanneer je een factuur ontvangt, controleer je hem. Is de factuur in orde, stuur hem dan gelijk door en archiveer hem. Zo voorkom je dat je de factuur dubbel doorstuurt.
Vraag om digitale inkoopfacturen
Digitale facturen zijn veel makkelijker in je administratie te verwerken. Elk goed boekhoudpakket is geschikt om digitale facturen te verwerken. Vraag daarom aan je leveranciers om de factuur in pdf en ubl formaat naar je te mailen. Veel pakketten hebben een scanservice. Deze leest je factuur. Zo kunnen veel gegevens al worden ingevuld. Denk bijvoorbeeld aan de naam van de leverancier, factuurnummer, omschrijving van de diensten en de bedragen die hier voor worden berekend. Als je gebruik maakt van een goed pakket dan wordt zelfs een boekingsvoorstel aangemaakt. Dit scheelt werk voor je administratie eenmanszaak.
Stuur gelijk je facturen
Wil je snel betaald krijgen voor je werk? Stuur dan zo snel mogelijk de factuur van je werkzaamheden. Hoe eerder je je factuur stuurt, hoe eerder je klant je moet betalen. De betaaltermijn begint te lopen vanaf de datum van het versturen van je factuur.
Voor veel ondernemers is lastig op tijd en correct de factuur naar de klant te sturen. Veel administratie eenmanszaak wordt met behulp van Excel gedaan. Het voordeel van Excel is dat het erg flexibel is. Iedereen die een beetje handig is kan zo een aardige Lay-Out maken voor zijn factuur. Hierin schuilt ook een gevaar. Een fout is zo gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan formules die naar verkeerde cellen verwijzen: het gevolg een factuur die verkeerd optelt. Als de klant dit ziet, ontstaat er vertraging en duurt langer voordat het geld binnen is.
Een ander nadeel van Excel is, dat het niet veilig is. Bestanden staan op de eigen computer. Wanneer de computer niet meer werkt. Kun je niet meer bij de gegevens komen. Ook is er het risico dat je gegevens worden gestolen. Het is algemeen bekend dat Excel een laag veiligheidsniveau heeft. Je bent verplicht je data te beschermen.
Ook dit kun je makkelijk voor een groot deel automatiseren. Maak bijvoorbeeld gebruik van WeFact. Dit is een facturatiepakket voor de niet boekhouder. Hier stel je zelf makkelijk en snel je facturen op in je eigen huisstijl. De facturen worden naar het boekhoudpakket van jou keuze gestuurd en automatisch geboekt. Dit scheelt veel tijd en je facturen staan veilig.
Tip: als je je factuur digitaal verstuurt, stuur dan ook een Ideal linkje mee. Hiermee maak je het je klanten makkelijk om te betalen en ze betalen sneller. Dit zit standaard op WeFact.
Een manier om sneller je geld binnen te krijgen is door te werken met voorschotnota’s. Spreek met je opdrachtgever af dat je bij aanvang van de opdracht bijvoorbeeld de helft van het offertebedrag in rekening brengt. Stuur wanneer je begint gelijk de factuur. Zo heb je al tijdens het uitvoeren van je opdracht al een deel van je geld binnen. Let er bij de eindafrekening op dat je het voorschot verrekend. Anders breng je bedragen dubbel in rekening.
Doe aan debiteurenbeheer
Het is belangrijk dat klanten op tijd betalen. Als klanten te laat of niet betalen kom je zelf in de problemen. Dit moet je voorkomen. Let daarom op de betaaltermijn van de openstaande verkoopfacturen. Stuur gelijk een herinnering en neem contact met de klant op. Zo kun je eventuele problemen snel oplossen.
Wil je te late betaling zoveel mogelijk voorkomen? Maak een heldere duidelijke factuur met heldere omschrijving van de geleverde goederen of diensten. Controleer of je de juiste facturatiegegevens hebt. Denk bijvoorbeeld aan het juiste adres, afdeling en het inkoopnummer. Wanneer je de factuur hebt gestuurd, bel dan met je opdrachtgever om te controleren of de factuur in goede orde is ontvangen. Op deze manier kun je eventuele problemen gelijk oplossen. Dit zorgt ervoor dat je geld sneller binnen krijgt.
Automatiseer je administratie
Het bijhouden van de administratie eenmanszaak is voor de meeste ondernemers geen hobby. Wil je hier tijd op besparen? Probeer dan zoveel mogelijk te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan een bankkoppeling met je boekhoudpakket. Maar denk ook aan OCR software om je inkoopfacturen in te lezen en het digitaal versturen van je verkoopfacturen.
Als je gebruik maakt van de mijnkantoor app van Exact Online kun je je inkoopfacturen gelijk uploaden. Als je kiest voor ons Freelance pakket kun je hier al gebruik van maken.
Door gebruik te maken van deze automatisering wordt administratie eenmanszaak een stuk eenvoudiger.
Autokosten
Hoe ga je met je autokosten om? Dit kan op verschillende manieren. Deze hebben hun voor en nadelen. Ga je privé rijden of toch zakelijk. Het hangt van het gebruik en het soort auto af wat het voordeligst is. Hou daarom goed bij welke kosten je maakt voor je auto en hou je kilometers bij. Hou goed bij of een rit zakelijk, woon-werk of privé is.
Voor het bijhouden van kilometers zijn er diverse hulpmiddelen. Dit kan met een excelsheet, maar er zijn ook diverse apps die je helpen met het bijhouden van je rittenadministratie. Een voorbeeld van excelsheet voor je rittenadministratie vind je hier.
Wil je weten wat in jouw situatie het voordeligst is? Lees dan het bericht over de autokosten.
Stuur je bedrijf op basis van cijfers
Het is goed te weten welke activiteiten geld op leveren en welke niet. Vaak besteed je veel tijd aan zaken die weinig of niets opleveren. Als je weet wat dit is kun je bijsturen.
Breng in beeld wat voor jou belangrijk is. Dit is voor iedereen net weer iets anders, maar er zijn zaken die voor iedereen belangrijk zijn.
Als basis moet je natuurlijk weten wat je verdient hebt. Een goed overzicht van je opbrengsten en kosten is van essentieel belang. Weet je ook welke klanten je het meest opleveren? Als je voor je administratie eenmanszaak gebruik maakt van WeFact kun je zien aan welke klanten je het meest verkoopt. Hier zitten nog een paar andere overzichten in die je helpen inzicht te krijgen in je financiële situatie.
Met de mijnkantoor app van Exact kun je ook zien hoeveel je verdient en welke zaken er nog in je administratie spelen. Je ziet er in een oogopslag wat je banksaldo is, hoeveel je van je klanten krijgt welke betalingen je moet doen en hoeveel je verdient hebt. Dit overzicht kun je zowel op je laptop als op je telefoon bekijken. Hierdoor heb je altijd inzicht in je administratie eenmanszaak. Bij ons zit dit standaard in het administratiepakket.
