Een factuur maken en sturen naar je klant, dat is wat je als ondernemer vaak moet doen. Het is één van de meest tijdrovende administratieve klussen voor een ondernemer. Met de juiste software en correcte begeleiding, zorg je ervoor dat je juist en tijdig je factuur maakt.
Wat moet er op de Factuur staan?
Er zijn een aantal eisen waar een factuur aan moet voldoen. Deze zijn nodig voor een correcte belastingaangifte en om te zorgen dat de factuur op tijd wordt betaald.
Dit is de informatie die op je factuur dient te staan:
- Volledige naam van je bedrijf
- Je adresgegevens
- Naam en adresgegevens van je klant
- Het Kamer van Koophandelnumer van je bedrijf
- Het BTW-identificatienummer van je bedrijf
- Het BTW-identificatienummer van je klant. Dit is verplicht bij export
- Een oplopend factuurnummer
- De datum waarop de factuur is opgemaakt
- Datum of periode waarop de goederen en of diensten zijn geleverd
- Omschrijving van de geleverde zaken
- De hoeveelheid van de geleverde goederen en diensten
- Het bedrag dat in rekening wordt gebracht
- Het totaal bedrag zonder de BTW
- Het BTW tarief dat wordt gehanteerd
- Het BTW bedrag
- Het totaal te betalen bedrag inclusief BTW
- Betalingstermijn
- Betaalwijze van de factuur
- Bankgegevens voor betaling van de factuur
Je ziet dat een factuur aan veel eisen moet voldoen. Het is van belang gestructureerd te werk te gaan.
Factuur maken in Excel
Veel ondernemers die beginnen maken hun facturen in Excel. Dit is op zich logisch. Het is een pakket dat je vaak al voor andere zaken gebruikt en het is heel erg flexibel. Iemand die een beetje handig is met Excel maakt een mooie lay-out voor zijn factuur.
Het voordeel van Excel is dat het erg flexibel is. Veel mensen werken met Excel en kennen dit pakket goed. Een factuur maken met Excel kan iedereen die hier wel eens mee heeft gewerkt. Hierin schuilt ook een gevaar. Een fout is zo gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan formules die naar verkeerde cellen verwijzen: het gevolg een factuur die verkeerd optelt. Als de klant dit ziet, wordt de factuur niet betaald. Er ontstaat vertraging en discussie. Er moet een credit factuur worden gemaakt en een nieuwe factuur worden gestuurd naar de klant. Het gevolg is dat het langer duurt voordat het geld binnen is.
Factuur maken in WeFact
Een andere mogelijkheid om een factuur te maken, is gebruik te maken van WeFact. Dit is een online facturatiepakket. Het is speciaal ontworpen voor niet boekhouders. Met dit pakket maak je gemakkelijk correcte facturen. Deze worden automatisch in je boekhouding verwerkt.
Factuurnummer en datum
Een van de administratieve verplichtingen voor het maken van facturen, zijn oplopende factuurnummers. Maar hoe weet je wat je laatst gebruikte factuurnummer was, als je een nieuwe factuur maakt? Met WeFact heb je dit probleem niet. WeFact pakt automatisch het eerste oplopende nummer. Zo heb je altijd het juiste factuurnummer.
Met de factuurdatum speelt iets soortgelijks. Je pakt een oude factuur en je stelt de nieuwe hiermee op. Alles heb je al aangepast, maar je vergeet de datum aan te passen. Als je gebruik maakt van WeFact wordt dit voor je geregeld. Op het moment dat je de factuur naar je klant stuurt, geeft WeFact de datum mee. Zo heb je altijd de juiste datum.
Het juiste BTW tarief
Het berekenen van het juiste BTW bedrag is lastig. Zeker als je te maken hebt met verschillende tarieven. Een fout is dan snel gemaakt. Valt het product in het hoge of lage tarief? Is het vrijgesteld of is de BTW verlegd? Door vooraf te bepalen welk BTW tarief er bij een product hoort voorkom je dit. Wanneer je het betreffende product kiest, komt gelijk het tarief te voorschijn dat aan het product is gekoppeld.
Altijd goed Opgeteld
Iets dat ook vaak fout gaat bij het versturen van facturen zijn de tellingen. Als je gebruik maakt van WeFact dan wordt dit al geregeld. Bedragen worden automatisch goed opgeteld.
Heb je meerdere factuurregels? Dan zorgt WeFact ervoor dat deze allemaal worden opgeteld. Je loopt geen risico dat je een regel vergeet op te tellen. Zo stuur je altijd correct opgetelde facturen naar je klanten.
Betalingsmethoden
Een factuur maken is een ding. Het incasseren van een factuur is een verhaal apart. Dit ga ik hier nu niet uit leggen. Het is wel verstandig als je de factuur opstelt er al rekening mee houdt dat deze betaald moet worden. Maak het je klant makkelijk om de factuur te betalen. Dit kan je doen door een betaal link mee te sturen. Zo kan je klant makkelijk betalen met Ideal. Je kunt er ook voor kiezen om je factuur te incasseren door middel van automatische incasso. Het is mogelijk om beide betaalmogelijkheden te gebruiken als je facturen maakt met WeFact.
Huisstijl
Een factuur maken in je eigen huisstijl kan ook met WeFact. Bij het inrichten van het pakket maken we voor jou de geschikte huisstijl. Dit kan met behulp van je eigen briefpapier. Zo ziet je factuur er gelijk goed uit.
Terugkerende Factuur maken
Een terugkerende factuur maken in WeFact is heel makkelijk. Er zit namelijk een abonnementsfunctie op. Werk je met abonnementen? Dan is WeFact een zeer geschikt facturatiepakket. Er zit namelijk een mogelijkheid op tot het maken van abonnementen. Bijvoorbeeld je sluit met een klant een abonnement af voor € 10 per maand. In de abonnementsmodule maak je een terugkerende factuur aan voor € 10 per maand. WeFact zal iedere maand een factuur van € 10 aanmaken en versturen naar je klant. Hierdoor moet je er niet meer aan te denken en wordt dit automatisch voor je geregeld zo bespaar je veel tijd.
Automatische Koppelingen
Een factuur maken in WeFact en dit in de boekhouding opnemen? Dit kan met de volgende pakketten: Exact Online, E-Boekhouden.nl, Visma, Snelstart, AFAS, Twinfield, Unit4 en Yuki. Heb je WeFact met een van deze pakketten gekoppeld? De facturen worden dan automatisch in je administratie opgenomen.
Conclusie
Een factuur maken gaat het makkelijkst met een daarvoor specifiek ontwikkeld softwarepakket. Hiermee zorg je ervoor dat je factuur voldoet aan alle eisen. Een goed opgestelde factuur zorgt ervoor dat je makkelijker je geld binnen krijgt. Wil je eenvoudig en snel een goede factuur maken? Maak dan gebruik van WeFact. Dit is bij ons kantoor verkrijgbaar.
